Sous la direction de la direction des travaux publics, cette personne l’assiste dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion du service des travaux publics. La personne titulaire du poste doit assister l’ensemble des gestionnaires du service des travaux publics dans l’accomplissement de leurs tâches en participant aux activités reliées au service technique, aux travaux municipaux, à l’approvisionnement et au service d’entretien. Elle doit effectuer les tâches administratives et cléricale du service et assumer l’ensemble des tâches du commis lors de son absence ainsi que le remplacement des congés et des vacances des autres postes administratifs des autres services de la Ville de Mont-Joli. En l’absence de son supérieur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau. Sur demande, cette personne effectuera toute autre tâche connexe pouvant relever de cet emploi.

Le quotidien:

1. Participer aux différentes opérations reliées à la gestion du service des travaux publics. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes ressources et remplit les formulaires administratifs requis;

2. Prendre des notes, mettre à jour divers documents tels que lettres, rapports, mémos, outils de communication pour les réseaux sociaux, etc. Effectuer la mise en page des documents divers et en vérifier l’orthographe, la grammaire et la forme visuelle;

3. Informer le service des communications des échéances des communications attendus du service selon les échéanciers des travaux et participer à la création de certains visuels;

4. Prendre connaissance du courrier et trier en fonction des priorités. Préparer les dossiers en effectuant les recherches et les consultations préalables. Répondre aux demandes relevant de sa compétence. Rédiger des projets de réponses et certaines convocations à des rencontres. Noter la suite à donner et effectuer le suivi des dossiers;

5. A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, de règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur à la Ville et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, fournit et obtient l’information sur des sujets variés et complexes;

6. Collaborer à la bonne marche du service en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités du service et des modes de présentations tout en contribuant aux réunions départementales ainsi qu’à la mise à jour des données afférentes à son service;

7. Effectuer le suivi des décisions prises par son ou ses supérieur(s) et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation en collaboration avec les parties prenantes du service;

8. Prendre les dispositions relatives aux calendriers de réservation de tous genre (équipement, infrastructure). À cette fin, tient à jour l’agenda des réservations et des contrats y étant associés, le cas échéant;

9. Accueillir et encadrer les demandes des citoyens, s’informer de l’objet de l’entretien et préparer les documents nécessaires pour apporter les suivis nécessaires au personnel attitré;

10. Effectuer la gestion des appels téléphoniques du service des travaux publics et entrer les diverses demandes (plainte, requête, demande d’informations, etc.) dans les logiciels appropriés;

11. Orienter les demandes de plaintes ceux dont le problème pouvant être réglé par une autre autorité et fixer des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec son supérieur;

12. Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires.

13. Assumer la responsabilité du système de classement et appliquer la procédure d’archivage. Effectuer la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.

14. Utiliser les logiciels en usage. Tenir à jour les applications informatisées et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations.

15. Utiliser divers appareils tels que système informatisé de traitement de l’information, calculatrice, photocopieur, télécopieur, etc.

16. Voir à la préparation, à la vérification et à la compilation de données nécessaires à la rédaction de rapport statistique.

Note : La liste des responsabilités énumérées ci-dessus reflète les éléments caractéristiques du poste et ne doit pas être considérée comme une liste exhaustive de toutes les exigences occupationnelles liées au poste.

Les exigences:

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.
  • Connaissance de différents logiciels de traitement de textes, de chiffriers électroniques, de mise en forme de document
  • Connaissance des technologies de communication.
  • Connaissance de rédaction administrative.
  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
  • Entregent, autonomie, sens de l’organisation, esprit d’analyse et facilité de contact avec le public.
  • Bonne capacité de concentration.
  • Faire preuve de discrétion et de confidentialité dans l’exercice de ses fonctions

Les conditions:

  • Salaire horaire variant de 26,94$/heure à 33,77$/heure;
  • Programme d’aide aux employés;
  • Régime d’assurance collective et régime de retraite;
  • Congés mobiles et maladies;
  • Équipe renouvelée dans une organisation en pleine évolution.

Veuillez acheminer votre candidature à Elaine Guilbault, directrice des Ressources humaines, à l’adresse courriel avec le 18 novembre 2025, 16h30.

40, av. de l’Hôtel-de-ville
Mont-Joli, QC
G5H 1W8

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