Politique de confidentialité - Ville de Mont-Joli

L’engagement de la Ville

La Ville de Mont-Joli s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander l’accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire.

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels par écrit, verbalement ou en ligne, via notre site web ou une de nos applications mobiles, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite dans cette politique.

La présente politique en bref :

COMMENT :

Lorsque vous naviguez sur notre site web, téléchargez une de nos applications mobiles ou communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements qui vous concernent et qui nous permettent de vous identifier.

QUOI :

Nous recueillons des renseignements qui permettent de vous identifier, des renseignements d’achat et des renseignements concernant votre utilisation de nos services.

OÙ :

Surtout au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent avoir accès à vos renseignements à l’extérieur du Québec.

VOS DROITS :

Vous pouvez demander l’accès ou la rectification de vos renseignements en nous écrivant.

VOTRE CONSENTEMENT :

Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut avoir une incidence sur les services offerts.

Qu’entend-on par « renseignement personnel »?

Un « renseignement personnel » est toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement soit par le recours à cette seule information – ou indirectement – soit par la combinaison avec d’autres informations.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous :

Remplissez l’un de nos formulaires en ligne;
Naviguez sur notre site Web;
Par écrit ou verbalement à l’un de nos points de service.

Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi?

Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour vous offrir nos services municipaux. Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis de différentes façons dont par écrit, verbalement, ou en ligne. Ceci inclut également nos systèmes informatiques, par le biais de formulaires en ligne et grâce à l’interactivité établie entre vous et notre site web. Nous utilisons aussi des fichiers témoins ou journaux pour réunir des informations vous concernant.

Ainsi nous pouvons recueillir les renseignements suivants :

1) Renseignements sur votre identité :

Nom et prénom
Adresse et coordonnées postales
Adresse électronique
Numéro de téléphone
Date de naissance, NAS, C.V.
Carte de crédit ou informations bancaires
Tout autre renseignement personnel requis selon le cas

2) Renseignements d’utilisation du site web :

Fichiers témoins ou journaux de navigation
Correspondance ou commentaire en ligne;
Système d’analyse de comportement utilisateur, etc.

3) Documents liés aux services municipaux en ligne :

En lien avec nos divers services municipaux en ligne, vos renseignements personnels sont collectés par le biais de divers systèmes informatiques et formulaires à savoir :

Requêtes en ligne
Formulaire de demande d’accès à l’information, de réclamation ou autres demandes de services;
Formulaire d’inscription (par exemple : camp de jour, système d’information en cas d’urgence, services en ligne, infolettre, etc.);
Formulaire de services (par exemple : taxation, compteurs d’eau, etc.);
Formulaire d’abonnement et d’accès (par exemple : bibliothèque, etc.);
Formulaire de demande de licences, certificat d’autorisation ou permis;
Formulaire de demande de location;
Formulaire de demande de soutien financier;
Formulaire de demande d’emploi;
Sondage, etc.

4) Pourquoi?

En lien avec nos divers services municipaux, nous utilisons les renseignements personnels collectés pour les finalités suivantes :

Information et offres de services;
Contacts et correspondances;
Inscriptions ou abonnements à des services et concours;
Suivi, gestion et réponses aux requêtes, demandes, inscriptions, abonnements, licences, certificats d’autorisation, permis, locations, soutiens financiers, emplois, etc.
Sondages et statistiques;
Gestion du site internet, amélioration des services, accueil personnalisé, etc.

Nous devons également parfois utiliser vos renseignements personnels pour :

Respecter nos obligations légales;
Prévenir les cyber menaces et les fraudes;
Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes;
Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres;
Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d’enquêtes, etc.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs de services tiers pour nous aider à vous servir. Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour que ceux-ci s’engagent à respecter cette politique.

Où vos renseignements sont-ils hébergés?

Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l’extérieur du Québec, là où nous engageons des fournisseurs de services tiers, principalement au Canada et aux États-Unis, mais aussi ailleurs dans le monde.

Il est possible que vos renseignements personnels soient hébergés dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection de renseignements personnels différentes. Dans ces cas, ces renseignements sont soumis aux lois du pays d’application de la loi ou de la règlementation du pays en question.

Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler des différends et conclure des ententes avec des fournisseurs, le cas échéant.

Nous prenons des mesures raisonnables pour supprimer les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, lorsque vous nous indiquez que vous cessez d’utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements. À ce sujet, veuillez consulter la section « Quels sont vos droits? » ci-dessous.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Mesures

Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés.

Nous avons un plan en cas d’incident impliquant des renseignements personnels. Il prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu’un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives.

Limitation des accès

Seul le personnel autorisé ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès. De plus, les comptes des employés et l’accès aux serveurs et applications sont soumis à des normes de sécurité à jour.

Avertissement

Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l’adresse indiquée dans la section « comment nous contacter ? » ci-dessous.

Quels sont vos droits?

Accès, rectification et suppression

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s’il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d’un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires.

Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.

Droit à la portabilité

Le droit à la portabilité permet à toute personne d’obtenir la communication, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, des renseignements personnels informatisés qu’elle a fournis à un organisme public, par exemple lors d’une prestation électronique de services. Une personne peut demander l’accès à ses renseignements personnels pour son propre usage dans le but, notamment, de conserver ces derniers sur un espace de stockage privé ou encore de les communiquer à un tiers de son choix. Par ailleurs, à la demande de la personne concernée, les renseignements peuvent aussi être communiqués à toute personne ou à tout organisme autorisé par la Loi à les recueillir.

Renseignements personnels visés par ce droit

Le droit à la portabilité est limité aux renseignements personnels informatisés recueillis auprès d’une personne. Ainsi, les renseignements personnels recueillis en format papier ne sont pas visés par ce droit.

La notion de « renseignement personnel informatisé » vise les renseignements personnels que la personne a fournis directement à un organisme public, comme ceux qu’elle aurait déposés dans son dossier électronique. Cela vise également les renseignements personnels recueillis indirectement auprès de la personne, par exemple ceux qui sont générés par son activité, comme un historique des livres empruntés, des achats ou des déplacements.

Exclusion de certains renseignements

Les renseignements personnels créés ou inférés à partir des renseignements personnels de la personne concernée ne sont pas visées, car ils ne sont pas recueillis auprès de la personne. Il peut s’agir, par exemple, d’un profil d’utilisateur créé à partir de l’analyse de ses activités sur le Web.

Difficultés pratiques sérieuses

Le droit à la portabilité peut s’exercer à condition qu’il ne soulève pas de difficultés pratiques sérieuses. De telles difficultés peuvent, par exemple, résulter :

des coûts importants pour donner suite à une demande;
de la complexité que nécessite le transfert.

Personne ou organisme autorisé par la Loi

La Ville a l’obligation de vérifier que le tiers est en droit de recueillir de tels renseignements personnels. Pour ce faire, elle doit tenir compte, selon le cas :

des exigences de l’article 37 du Code civil du Québec;
de l’article 64 de la Loi sur l’accès.

L’article 37 du Code civil du Québec mentionne notamment que toute personne qui constitue un dossier sur une autre personne doit avoir un intérêt sérieux et légitime à le faire et qu’elle ne peut recueillir que les renseignements pertinents à l’objet déclaré du dossier.

En vertu de l’article 64 de la Loi sur l’accès, la Ville doit uniquement recueillir un renseignement personnel si cela est nécessaire à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont elle a la gestion.

Qualité des renseignements personnels

La Ville n’a pas l’obligation légale de vérifier la qualité des renseignements personnels avant de donner suite à chaque demande.

Toutefois, il faut se rappeler que l’article 72 de la Loi sur l’accès oblige la Ville à veiller à ce que les renseignements personnels qu’elle conserve soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés.

Délai de conservation des renseignements personnels

L’exercice du droit à la portabilité n’influence pas le délai de conservation d’un renseignement personnel approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

D’ailleurs, le délai de conservation d’un renseignement personnel détenu par la Ville n’a pas à être prolongé pour faciliter l’application du droit à la portabilité. Ce droit n’exige pas non plus de la Ville qu’elle détruise les renseignements personnels transmis au tiers avant la date prévue au calendrier de conservation.

Format technologique structuré et couramment utilisé

La Ville doit communiquer les renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Un format est dit « structuré et couramment utilisé » lorsque des applications logicielles d’usage courant peuvent facilement reconnaître et extraire les informations qui y sont contenues.

Si la personne demande un format particulier, la Ville doit en tenir compte, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses.

La Ville doit privilégier des formats adaptés aux renseignements demandés, ouverts et interopérables. De manière générale, des formats ouverts de type CSV, XML ou JSON sont adaptés à la portabilité. En revanche, un format difficile à traiter, comme une image, un PDF ou un format dont l’utilisation implique l’acquisition d’un logiciel ou d’une licence payante, n’est pas considéré comme étant un format technologique structuré et couramment utilisé.

Modalités du droit à la portabilité

Les dispositions en lien avec le droit d’accès aux renseignements personnels prévues à la Loi sur l’accès s’appliquent également au droit à la portabilité. Ainsi, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit donner suite à une demande avec diligence, au plus tard dans les 20 jours après la date de la réception, sous réserve de l’article 98 de la Loi sur l’accès. Lorsque la personne responsable de la protection des renseignements personnels refuse l’accès, elle doit en expliquer les raisons à la personne concernée et indiquer la disposition de la Loi sur laquelle ce refus s’appuie, conformément à l’article 100.

Par ailleurs, si la demande est manifestement abusive, la Ville pourra demander à la Commission d’accès à l’information de ne pas en tenir compte, comme le permet l’article 137.1.

Projet d’acquisition, de développement et de refonte de système

Tout nouveau projet d’acquisition, de développement et de refonte de système d’information ou de prestation électronique de services qui implique des renseignements personnels d’un organisme public doit permettre qu’un renseignement personnel informatisé recueilli auprès de la personne concernée soit communiqué à cette dernière dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Pour ce faire, un organisme peut, par exemple, offrir une fonctionnalité de téléchargement des renseignements personnels à la personne concernée. Une telle fonctionnalité a pour avantage de faciliter la vie des citoyennes et des citoyens, en plus de réduire le nombre de demandes d’accès auxquelles un organisme public doit répondre.

Retrait de votre consentement

Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Par contre, certains services nécessitent l’utilisation de vos renseignements personnels. En retirant votre consentement, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir ces services. Certains renseignements recueillis pourraient ne pas pouvoir être retirés selon la loi (par exemple : taxation, facturation, infraction, etc.).

Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l’adresse indiquée à la section « comment nous contacter? » ci-dessous. Veuillez noter que nous pouvons vous demander une pièce d’identité pour nous assurer qu’il s’agit bien de vous.

Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui protègent votre vie privée, consultez le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/lois-et-reglements/

Comment nous contacter?

Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) aux coordonnées suivantes :

Françoise-Virginie Lechasseur
Greffière

Notre responsable de la protection des renseignements personnels s’occupe de répondre aux demandes d’accès ou de rectification d’information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l’égard de vos renseignements personnels.

Changerons-nous cette politique?

Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous publierons un avis de modification 15 jours avant l’entrée en vigueur des modifications. La nouvelle version de la politique, ainsi que l’avis de modification, seront mis sur le site internet en indiquant la date de la dernière mise à jour.

Pour toutes informations complémentaires, nous vous invitons à consulter la Politique-cadre sur la gouvernance en matière d’accès à l’information, de confidentialité et de protections des renseignements personnels ainsi que la Directive sur la gestion des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels.

Cette politique a été adoptée par le conseil municipal le 15 avril 2024.